সরকারি অনলাইন আবেদন বারবার রিজেক্ট হওয়ার কারন

অনলাইন টিন সার্টিফিকেটের জন্য আবেদন করার নিয়ম

সরকারি অনলাইন আবেদন বারবার রিজেক্ট হওয়ার কারন বর্তমানে প্রায় অনেকেই জানার চেষ্টা করে। এক দুই কিংবা ততোধিকবার ব্যর্থ হওয়ার পর অনেক আবেদনকারী হতাশ হয়ে পড়েন। যার ফলে অনেক ক্ষেত্রে প্রাপ্য সেবা থেকেও বঞ্চিত হয়ে যান।

আজকের এই আর্টিকেলে আমরা এই সমস্যাগুলো শুধু চিহ্নিতই করবো না। বরং প্রতিটি কারণ গভীরে গিয়ে বুঝবো, বিস্তারিতভাবে জানব এবং তার বিজ্ঞানসম্মত ব্যবহারিক সমাধান উপহার দেব। আপনার পরবর্তী আবেদনটি যেন প্রথম প্রচেষ্টাতে সফল হয়।

পেজ সূচিপত্রঃ সরকারি অনলাইন আবেদন বারবার রিজেক্ট হওয়ার কারন

সরকারি অনলাইন আবেদন বারবার রিজেক্ট হওয়ার কারন প্রায় সবসময় নির্দিষ্ট কিছু ভুলের মধ্যেই নিহত থাকে। যেগুলো চিহ্নিত সংশোধন করা আপনারই হাতে। আপনি কখনো সরকারের কোন অনলাইন সেবার জন্য কি আবেদন করছেন। সার্টিফিকেট, জন্ম নিবন্ধন সংশোধন, শিক্ষাবৃত্তি বা কোন ভাতা আর বারবার একটি হতাশা জনক বার্তাই পেয়ে যাচ্ছেন আপনার আবেদন বাতিল হয়েছে। এই একঘেয়ে ব্যর্থতা শুধু সময়ই নষ্ট করে না। মানসিকভাবেও আপনাকে ক্লান্ত করে তোলে। তবে এটা নিয়ে হতাশার কিছু নেই। 

আজকের এই আর্টিকেলে আমরা সেই প্রধান কারণ গুলো এবং তাদের সুনির্দিষ্ট সমাধান নিয়ে বেশ কিছু আলোচনা করব। এর মধ্যে প্রথম এবং প্রধান কারণ হলো আপনার দেওয়া তথ্য এবং সরকারি ডাটাবেজে সংরক্ষিত তথ্যের মধ্যে অমিল। আপনি হয়তো আপনার নাম লিখেছেন মোঃ আব্দুল করিম কিন্তু আছে মোঃ আব্দুস করিম। বাংলা বর্ণের মধ্যে বিভিন্ন পার্থক্য হতেই পারে। আপনার আবেদন রিজেক্ট এর জন্য এই পার্থক্যই যথেষ্ট। একইভাবে পিতার নাম, মাতার নাম বা জন্ম তারিখ একটি সংখ্যার গরমিল একই ফল বয়ে আনে। 

আরো পড়ুনঃ গ্রামে বিদ্যুৎ বিল হঠাৎ বেশি আসা

আপনার জাতীয় পরিচয় পত্র বা জন্ম নিবন্ধনের ফটোকপি সামনে রেখে অক্ষরে অক্ষরে মিলিয়ে তথ্য দিন। বিশেষ করে নামের বানান এবং জন্মতারিখ ফরমেটে দিতে বিশেষ নজর দিন। অনেক আবেদনকারী প্রয়োজনীয় নথি এনআইডি স্ক্যান সঠিকভাবে আপলোড করেন না, হয় ফাইলটি খুব বড় নয়তো খুব ছোট। 

অথবা কোয়ালিটি এতই খারাপ যে তথ্য পড়াই যায় না। কখনো কখনো ভুল বানান দিয়ে আপলোড করে ফেলা হয়। আবেদনের নির্দেশিকাটি পড়ে নিন ঠিক কোন নথিগুলো চাওয়া হয়েছে। তার একটি তালিকা তৈরি করুন। প্রতিটি নথি স্পষ্ট ভাবে স্ক্যান করুন এবং সঠিক জায়গায় সঠিক ফাইলটি আপলোড করুন। পিডিএফ বা জেব ইজি ফরমেটে সাধারণত গ্রহণযোগ্য ।

সবচেয়ে সাধারণ ভুল এবং মারাত্মক কারণ 

সরকারি অনলাইন সিস্টেম গুলো সাধারণত খুবই কঠোর হয়ে থাকে এবং পূর্বে সংরক্ষিত ডাটাবেজের সাথে হুবহু মিল না থাকলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আবেদন বাতিল করে দেয়। উদাহরণস্বরূপ আপনি যদি আপনার জাতীয় পরিচয়পত্রে লেখা নাম মোঃ আব্দুল করিম লেখেন কিন্তু অনলাইন ফর্মে মোঃ আব্দুস করিম লিখে ফেলেন, তাহলে সিস্টেম এই অসামজস্য ধরতে পারবে এবং আবেদন রিজেক্ট করবে। একইভাবে জন্ম তারিখের ক্ষেত্রে দিন, মাস, বছরের ফরমেট ভুল হলে। কিংবা পিতার নামে সামান্য বানান ভুল হলেও একই পরিণতি ঘটে। 

এই সমস্যা এড়ানোর একমাত্র উপায় হল আদর্শ প্রমাণ রেখে তথ্য প্রবেশ করা। আপনার জাতীয় পরিচয় পত্র জন্ম নিবন্ধন বা শিক্ষাগত সনদটি কপি করে পাশে রাখুন এবং প্রতিটি অক্ষর প্রতিটি সংখ্যা যাচাই করে টাইপ করুন। বিশেষ করে বাংলা বিভিন্ন বর্ণের পার্থক্য ইংরেজি বানানের ক্ষেত্রে অতি সতর্কতা অবলম্বন করুন। মনে রাখবেন ফরম পূরণের মতো এই সহজ ভুলটি এতটাই সাধারণ যে ৫০% এর বেশি ব্যর্থতার পেছনে এই সমস্যাটিই দায়ী। সিস্টেম মানুষের মতো বুদ্ধি খাটিয়ে ভুল বুঝতে পারে না। সে শুধু মিল খোঁজে। 

প্রয়োজনীয় নথি আপলোড না করা বাবুল নথি জমা দেওয়া 

প্রতিটি আবেদনের সাথে নির্দিষ্ট কিছু নথি স্ক্যান করে আপলোড করার নিয়ম থাকে। যেমন টিন, জন্ম সনদের জন্য, জাতীয় পরিচয় পত্র ও ইউটিলিটি বিল। কিংবা শিক্ষাবৃত্তির জন্য। শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের চেয়ারম্যানের স্বাক্ষরিত সনদ। অনেক আবেদনকারী হয়তো একটি নথি আপলোড করতে ভুলে যান। কিংবা ভুল ফাইল আপলোড করে ফেলেন। আবার অনেক সময় এতই খারাপ থাকে যে তাতে লেখা পড়া যায় না অস্পষ্ট রয়ে যায়। এই সমস্যার সমাধান হলো নিজেদের শিক্ষা করা এবং তৈরি করা। 

কোন কোন নথী দরকার সেগুলোর স্ক্যান কপি কি পরিষ্কার ও পুরনাঙ্গ দেখা যাচ্ছে কিনা। এর মধ্যে আছে পরীক্ষা করুন নথিগুলো। সাধারণত জেপিজিপি এনজি বা পিডিএফ ফরমেটে এবং ৫১২ কেবি থেকে দুই এমবির মধ্যে আপলোড করতে বলা হয়। অনেক সময় সিস্টেম স্বয়ংক্রিয় ভাবে ফাইল ভেরিফিকেশন করে এবং সন্দেহ জনক বা অসম্পূর্ণ ফাইল পেলে আবেদন বাতিল করে দেয়। তাই সরকারি অনলাইনে বিভিন্ন আবেদন করলে তা বারবার রিজেক্ট হওয়ার কারণ হয়ে দাঁড়ায়। এটি দূর করতে নথি জমা দেওয়ার আগে একাধিক বার যাচাই করুন। 

অনলাইন ফরম পূরণে অসম্পূর্ণতা বা দ্বন্দ্বপূর্ণ তথ্য 

আপনি হয়তো নাম ঠিকানা বা সবরকম তথ্য দিয়েছেন কিন্তু ফর্মের শেষের দিকে থাকা কোন গুরুত্বপূর্ণ ঘর খালি রেখে দিয়েছেন। এই অসম্পূর্ণ তথ্য সিস্টেমকে বিভ্রান্ত করে এবং তা রিজেক্টের কারণ হতে পারে। আবার ফর্মের এক অংশে আপনি যে তথ্য দিলেন অন্য অংশে তার সাথে সাংঘর্ষিক তথ্য দিলেও সমস্যা হয়ে যায়। যেমন পারিবারিক ভাতার আবেদনে পরিবারের সদস্য সংখ্যা ৫ বলে উল্লেখ করলেন। কিন্তু পরবর্তী অংশ শুধুমাত্র চারজনের তথ্য দিলেন। 

এ থেকে বাঁচার উপায় হল ধৈর্য ধরে পুরো ফর্মটি পড়ে পড়ে পূরণ করা। প্রতিটি প্রশ্ন বা ঘর সম্পর্কে নিশ্চিত হয়ে উত্তর দিন। যদি কোন প্রশ্ন আপনার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য না হয়, তাহলে সেখানে প্রযোজ্য নয় বা না অপশনটি সিলেক্ট করুন শূন্য রাখবেন না। ফর্ম পূরণ শেষে প্রিভিউ অপশন থাকলে তা ব্যবহার করে ফরমটি আবারও পড়ুন। যেকোনো অসামঞ্জস্য খুঁজে বের করুন এবং সংশোধন করুন। এই অসম্পূর্ণ তা গুলো এড়াতে পারলেই সাফল্যের সম্ভাবনা বহুগুণ বেড়ে যায়।

সিস্টেমের টেকনিক্যাল ভুল ও ব্রাউজার সমস্যা

সরকারি ওয়েবসাইটের সার্ভার যদি রক্ষণাবেক্ষণ কাজে ব্যস্ত থাকে। তখন এতো ভিজিটরের চাপে স্লো কাজ করে। অথবা হঠাৎ করে ক্রাশ করে। তাহলে আপনার জমা দেওয়া আবেদন বা নথি সম্পূর্ণভাবে আপলোড নাও হতে পারে। ফলে অসম্পূর্ণ আবেদন সিস্টেমে জমা হয়ে যায়। যা পরে বাতিল হয়ে যেতে পারে। আবার আপনার ব্যবহৃত ইন্টারনেট ব্রাউজার যদি পুরনো ভার্সনের হয়ে থাকে, অথবা তার ক্যাশ ও কুকিজ পরিষ্কার না থাকে। তাহলে ওয়েবসাইটের কিছু ফিচার সঠিক ভাবে কাজ নাও করতে পারে।

এসব সমস্যা এড়াতে কিছু প্রযুক্তির যুগ কত সতর্কতা মেনে চলুন। সর্বদা আপ টু ডেট ও জনপ্রিয় ব্রাউজার ব্যবহার করুন। আবেদন জমা দেওয়ার আগে ব্রাউজারের ক্যাশ ও কুকিজ ক্লিয়ার করে নিন। সম্ভব হলে ব্রাউজারের প্রাইভেট ব্রাউজিয়ং বা ইন কোভনিটো মডে আবেদন করুন। যাতে পুরনো কোন ডাটা সমস্যা না তৈরি করে। আবেদন জমা দেওয়ার পর কনফার্মেশন পেজ বা রেফারেন্স নম্বর দেখা না পর্যন্ত পৃষ্ঠাতে ক্লোজ করবেন। এটি প্রযুক্তিগত সমস্যা হলেও আপনি সচেতন হলে এর প্রভাব থেকে রক্ষা পেতে পারেন।

আবেদনকারীর যোগ্যতার অভাব বা মানদন্ডে না পৌঁছানো

সরকারের প্রতিটি প্রকল্প এরই কিছু নির্দিষ্ট যোগ্যতা থাকে। যেমন একটি বয়স্ক ভাতার জন্য বয়স ৬৫ বছর পরে হতে হবে। একটি শিক্ষাবৃত্তির জন্য নির্দিষ্ট জিপিএ পয়েন্ট থাকতে হবে। কিংবা একটি আবাসন সুবিধার জন্য নির্দিষ্ট আয়ের সীমার মধ্যে থাকতে হবে। অনেক আবেদনকারী উৎসাহ বা প্রয়োজনের তাগিদে এই যোগ্যতা ভালোভাবে না পড়েই আবেদন করে ফেলেন। সিস্টেম অথবা পর্যালোচনা কারি কর্মকর্তা যোগ্যতা যাচাই করে দেখেন যে, আবেদনকারী শর্ত পূরণ করেন না। ফলে আবেদন রিজেক্ট হয়। 

আরো পড়ুনঃ এনআইডি সার্ভার ডাউন থাকলে আবেদন জমা দেওয়ার বিকল্প উপায়

এক্ষেত্রে সমাধান হলো আবেদনের আগে সংশ্লিষ্ট সেবার অফিশিয়াল নোটিফিকেশন বা বিজ্ঞপ্তিটি খুব ভালোভাবে পড়ে নেওয়া যোগ্যতার প্রতিটি শর্ত বোঝার চেষ্টা করতে থাকুন। নিজের অবস্থান ও কাগজপত্র সর্বত্র গুগলের সাথে মিলিয়ে দেখুন। কোন দ্বিধা থাকলে সংশ্লিষ্ট অফিসের হেল্প লাইনের ফোন করে অথবা কারো সাহায্য নিয়ে নিশ্চিত হয়ে নিন। সরকারি অনলাইন আবেদন বারবার রিজেক্ট হওয়ার কারণ হিসেবে এটি সম্পূর্ণভাবে এড়ানো যায়। সচেতনতার মাধ্যমে যে সেবার জন্য আপনি যোগ্য নন, সেখানে আবেদন করে শুধু সময় নষ্ট করা ছাড়া আর কোন লাভ নেই। 

নির্দিষ্ট সময় বা কোটা শেষ হয়ে যাওয়া 

সরকারি বেশিরভাগ আবেদন একটি নির্দিষ্ট সময় সীমার মধ্যেই জমা নেওয়া হয়। সেই সময় সীমার পর সাধারণত আবেদন লিংক বা সাবমিট বাটন নিষ্ক্রিয় হয়ে যায়। কিন্তু অনেক সময় সীমা পার হলেও লিংক সক্রিয় থাকে এবং আপনি আবেদন জমা দিলেও সিস্টেম তা গ্রহণ করে না। কিংবা পরে রিজেক্ট করে দেয়। আবার কিছু প্রকল্পের জন্য নির্দিষ্ট কোটা থাকে। যা পূরণ হওয়ার পর আর আবেদন গ্রহণ করা হয় না। 

তাই কোন আবেদন করতে যাওয়ার আগে সর্বপ্রথম দেখে নিন এর শেষ তারিখ কোন দিন। সম্ভব হলে এই তারিখের কয়েকদিন আগে আবেদন সম্পন্ন করার চেষ্টা করুন। শেষ দিনের উপর নির্ভর করলে যে কোন প্রযুক্তিগত গোলযোগে আবেদনই করতে পারবেন না। এছাড়া বিজ্ঞপ্তি পেয়ে যদি কোটা বার সীমিত সংখ্যার উল্লেখ থাকে, তাহলে দ্রুততম সময়ে আবেদন করা বুদ্ধিমানের কাজ হবে। সময় জ্ঞানহীনতা একটি বড় বাধা যেটি সহজেই নিয়ন্ত্রণ করা সম্ভব। 

একাধিক বার বা ডুবলিকেট আবেদন জমা দেওয়া 

অনেক আবেদনকারী প্রথমবার আবেদন জমা দেওয়ার পর কনফার্মেশন বা রেফারেন্স নম্বর না পেয়ে মনে করেন আবেদন জমাই হয়নি। ফলে তারা একই তথ্য দিয়ে পুনরায় আবেদন করে ফেলেন। সরকারি সিস্টেমে সাধারণত একটি জাতীয় পরিচয় নম্বর বা নির্দিষ্ট আইডিতে একটি নির্দিষ্ট সময়ে একবারই আবেদন করার সুযোগ থাকে। যখন সিস্টেম দেখে যে একই ব্যক্তির পক্ষ থেকে একাধিক আবেদন জমা পড়েছে। তখন এটি সন্দেহজনক কার্যকলাপ হিসেবে চিহ্নিত করা হয় এবং সবগুলো আবেদন রিজেক্ট করে দিতে পারে। 

এই সমস্যা এড়ানোর উপায় রাখতে পারে। একবার ক্লিক করার পর পৃষ্ঠাটি বন্ধ করবেন না। আবার রিফ্রেস করবেন না। অপেক্ষা করতে থাকুন সাধারণত একটি কনফার্মেশন মেসেজ বা একটি রেফারেন্স আবেদন নম্বর প্রদর্শিত হবে। প্রদর্শিত হবে যদি কিছুক্ষণ অপেক্ষার পরও কিছু না দেখে থাকেন, তাহলে আপনার প্রোফাইল বা আবেদনের অবস্থা বিভাগে গিয়ে দেখুন আবেদন জমা হয়েছে কিনা।  এই ধৈর্য দূর করতে পারলেই  আপনি একটি বড় ঝুঁকি থেকে মুক্ত হবেন।

ছবি ও স্বাক্ষরের নির্দেশিকা না মানা 

সরকারি অনলাইন আবেদন বারবার রিজেক্ট হওয়ার কারন প্রায়ই লুকিয়ে থাকে আবেদনের সাথে সংযুক্ত ছবি ও স্বাক্ষরের সঠিক ফরমেটে না থাকার মধ্যে। প্রতিটি আবেদনের জন্য ছবি ও স্বাক্ষরের সুনির্দিষ্ট নির্দেশনা থাকে। যেমন ছবি অবশ্যই সাদা ব্যাকগ্রাউন্ড এর সাম্প্রতিক তোলা নির্দিষ্ট পিকজেল সাইজের এবং জেপিইজি ফরমেট এর হতে হবে। স্বাক্ষরটি হতে হবে সাদা কাগজে কালো কালিতে করা এবং নির্দিষ্ট সাইজের স্ক্যান কপি। অনেকেই পাসপোর্ট সাইজের ছবি স্ক্যান করে আপলোড করেন। কিন্তু ব্যাকগ্রাউন্ড সাদা না হলে বা ছবির সাইজ বড় ছোট হলে সিস্টেম সেটি গ্রহণ করে না।

আরো পড়ুনঃ বিদ্যুৎ বিল ডুপ্লিকেট হলে রিফান্ড পাওয়ার নিয়ম 

আবার ডিজিটাল স্বাক্ষর যেখানে বাধ্যতামূলক সেখানে হাতে করার স্বাক্ষর আপলোড করলেও আবেদন রিজেক্ট হয়, এই সমস্যার সমাধানের জন্য আবেদনের নির্দেশিকা অংশটি মনোযোগ দিয়ে পড়ুন। যা সাধারণত ছবি ও স্বাক্ষরের নির্দেশিকা নামে থাকে। সেখানে উল্লেখিত সকল শর্ত পুরোপুরি মেনে ছবি ও স্বাক্ষর প্রস্তুত করুন। বাড়িতে স্ক্যানার না থাকলে যে কোন ফটোকপির দোকান থেকে হাই কোয়ালিটির স্ক্যান করা ছবি ও স্বাক্ষর সংগ্রহ করুন। এই ছোট্ট বিষয়টি উপেক্ষা করলে আবেদন ব্যর্থ হতে পারে, তাই এতে সর্বোচ্চ গুরুত্ব দিন।

শেষ কথা সরকারি অনলাইন আবেদন বারবার রিজেক্ট হওয়ার কারন 

সরকারি অনলাইন আবেদন বারবার রিজেক্ট হওয়ার কারন নিয়ে এই গভীর বিশ্লেষণ থেকে একটি বিষয় পরিষ্কার হয়ে উঠেছে এই ব্যর্থতা কেবল প্রযুক্তির দোষ নয়। বরং প্রস্তুতিহীনতা, তাড়াহুড়ো এবং সিস্টেমের সূক্ষ্ম নিয়ম সম্পর্কে অজ্ঞতার সমন্বিত ফল। আমরা দেখেছি কিভাবে একটি ভুল বানান একটি অস্পষ্ট স্ক্যান কপি বা ফি জমা দেওয়ার ক্ষেত্রে সামান্য ভুল আপনার কাঙ্খিত সেবা পেতে মাসের পর মাস বিলম্ব ঘটাতে পারে। তবে আশার কথা হল এই সমস্ত কারণে নিয়ন্ত্রণযোগ্য আপনার সচেতনতা মনোযোগ এবং পরিশ্রমই পারে এই সমস্যাগুলোর মূলোৎপাটন করতে। 

আবেদন করার আগে নির্দেশিকা পড়ুন। প্রমাণপত্র সঠিকভাবে প্রস্তুত করুন এবং প্রতিটি ধাপে যাচাই বাছাই করুন। প্রযুক্তির সহায়তা গ্রহণ করুন। কিন্তু অন্ধবিশ্বাস করবেন না, ব্যর্থ হলে হতাশ না হয়ে কারণ খুঁজে বের করার চেষ্টা করুন এবং সংশোধন করুন। মনে রাখবেন এই ডিজিটাল পদ্ধতি আপনার সুবিধার জন্যই তৈরি। এটি আয়ত্ব করার দায়িত্ব আপনার। সঠিক প্রস্তুতি ও ধৈর্যই পারে সরকারের এই ডিজিটাল দরজাটি আপনার জন্য সম্পূর্ণরূপে উন্মুক্ত করে দিতে। আপনার পরবর্তী অনলাইন আবেদন যেন প্রথম প্রচেষ্টাতেই সফল হয়। সেই শুভকামনা রইল।